Tietosuojaseloste - Työntekijärekisteri
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri-ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 20.10.2024. Hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 28.0.2024. Viimeisin muutos 27.10.2024.
1. Rekisterinpitäjä
BarokkiKuopion kannatusyhdistys ry (myöhemmin tekstissä BarokkiKuopio)
PL 809, 00101 HELSINKI
[email protected]
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Toiminnanjohtaja Sanni Antikainen, [email protected]
3. Rekisterin nimi
BarokkiKuopion kannatusyhdistys ry:n työntekijärekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää festivaalin muusikoiden ja muiden työntekijöiden yhteystietoja ja muita festivaalin järjestämisen kannalta olennaisia tietoja.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
Muusikoiden osalta henkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja soitin tallennetaan myös Kulttuuriyhdistys Ensemble Nylandia ry:n muusikkorekisteriin, mikäli henkilö ei tätä erikseen kiellä joko tietojen keruun yhteydessä tai ottamalla myöhemmin yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön. Ensemble Nylandian muusikkorekisterin tietosuojaseloste ja rekisterin pitäjän yhteystiedot löytyvät Ensemble Nylandian sivuilta: https://www.ensemblenylandia.info/muusikkorekisteri
Muut ilmoittautumisrekisterin tiedot kerätään vain festivaalia varten ja ne poistetaan ko. vuoden loppuun mennessä. Tietoja säilytetään pidempään mikäli henkilön osallistuminen festivaalille seuraavana vuonna on todennäköistä. Edellisvuoden tiedot päivitetään vuosittain festivaalin alkuun mennessä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeilla tai sähköpostitse. Tietoja voidaan varsinaisen ilmoittautumisen jälkeen muuttaa tai täydentää rekisteröidyn oman kirjallisen tai suullisen ilmoituksen perusteella.
7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavan ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internetpalvelimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin yhdistyksen hallituksen jäsenten ja tuotantohenkilökunnan toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Rekisterintietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin tarpeellista. Tavanomaisen festivaalin yhteydessä työntekijärekisterin tiedot poistetaan kohdassa 5 kuvatulla tavalla viimeistään vuoden loppuun mennessä. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen käytännön syistä, esimerkiksi vuokranuottien palautusta varten, tiedot poistetaan kuukauden kuluessa siitä kun niiden säilyttämisen tarve on lakannut
1. Rekisterinpitäjä
BarokkiKuopion kannatusyhdistys ry (myöhemmin tekstissä BarokkiKuopio)
PL 809, 00101 HELSINKI
[email protected]
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Toiminnanjohtaja Sanni Antikainen, [email protected]
3. Rekisterin nimi
BarokkiKuopion kannatusyhdistys ry:n työntekijärekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää festivaalin muusikoiden ja muiden työntekijöiden yhteystietoja ja muita festivaalin järjestämisen kannalta olennaisia tietoja.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Asuinpaikkakunta (vapaaehtoinen)
- Muusikoiden soittimet / laulajien ääniala
- Tuotantohenkilökunnan työnimike ja vastuualueet
- Muut festivaalin järjestämisen kannalta olennaiset tiedot, kuten mahdolliset matkustus- ja työpäivät, poissaolot, majoitustoiveet, kiinnostus auttaa käytännön järjestelyissä, tuotannolliset erityistaidot ja erityisruokavaliot.
Muusikoiden osalta henkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja soitin tallennetaan myös Kulttuuriyhdistys Ensemble Nylandia ry:n muusikkorekisteriin, mikäli henkilö ei tätä erikseen kiellä joko tietojen keruun yhteydessä tai ottamalla myöhemmin yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön. Ensemble Nylandian muusikkorekisterin tietosuojaseloste ja rekisterin pitäjän yhteystiedot löytyvät Ensemble Nylandian sivuilta: https://www.ensemblenylandia.info/muusikkorekisteri
Muut ilmoittautumisrekisterin tiedot kerätään vain festivaalia varten ja ne poistetaan ko. vuoden loppuun mennessä. Tietoja säilytetään pidempään mikäli henkilön osallistuminen festivaalille seuraavana vuonna on todennäköistä. Edellisvuoden tiedot päivitetään vuosittain festivaalin alkuun mennessä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeilla tai sähköpostitse. Tietoja voidaan varsinaisen ilmoittautumisen jälkeen muuttaa tai täydentää rekisteröidyn oman kirjallisen tai suullisen ilmoituksen perusteella.
7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavan ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internetpalvelimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin yhdistyksen hallituksen jäsenten ja tuotantohenkilökunnan toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Rekisterintietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin tarpeellista. Tavanomaisen festivaalin yhteydessä työntekijärekisterin tiedot poistetaan kohdassa 5 kuvatulla tavalla viimeistään vuoden loppuun mennessä. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen käytännön syistä, esimerkiksi vuokranuottien palautusta varten, tiedot poistetaan kuukauden kuluessa siitä kun niiden säilyttämisen tarve on lakannut
